Instructions d’archivage

Toute opération demandant (ou ayant demandé) le support de cette page implique soit que vous avez les informations pour effectuer vous-même les modifications dans le système, soit que vous notifiez l’archiviste des manipulations effectuées au plus tôt. Dans ce dernier cas, soyez exhaustif dans les changements apportés.

Voici les instructions pour gérer les partitions à archiver et conserver les archives en ordre.

1. Etats des partitions
2. Emplacements
3. Que faire avec des partitions qui…
4. Instructions de numérisation

Etats des partitions

Lorsqu’on change de programme et donc qu’on range des partitions, ou que celles-ci changent d’emplacement, il y a trois états à contrôler. Tous ont leur importance pour diverses raisons présentées ci-dessous.

Vérifié

Implique que toutes les voix listées sur le conducteur (soit sur une liste explicite, soit selon l’ordre sur les systèmes) soient présentes dans le jeu au moins une fois (pour qu’il soit possible de refaire des copies lorsqu’on reprendra la pièce pour un programme) ou/et que les manques éventuels (absence totale d’une voix présente sur la liste de référence) aient été relevés.
C’est l’occasion de remettre les partitions dans l’ordre, ne serait-ce que pour faciliter le travail de recherche et de marquage.

Ordre de classement pour vérification

Les partitions originales doivent être dans l’ordre des instruments utilisé par le conducteur, regroupées par voix puis transposition (1 ut (C), 1 B♭, 2 ut (C), 2 B♭ au lieu de 1 ut (C), 2 ut (C), 1 B♭, 2 B♭) — les transpositions sont la même voix.

Certaines éditions listent exactement les partitions normalement disponibles dans le conducteur, conserver l’ordre de cette liste.

De manière générale, on retrouve cette logique :

1. direction en premier ;
2. parties solistiques de la pièce.
   A ne pas confondre avec les parties solistiques d’orchestre, pensées pour pallier un manque d’effectif, et qui sont des "voix zéro" pour l’instrument ;
3. puis on regroupe par famille. Dans l’ordre :
   1. bois ;
   2. cuivres ;
   3. percussions :
      1. mélodiques ;
      2. rythmiques.
   4. claviers (piano, harpe, synthétiseur, …) ;
   5. cordes ;
   6. voix humaines.
4. du plus aigu au plus grave ;
5. selon les numéros de voix ;
6. les voix selon notre utilisation des transpositions :
   • cors : F, E♭ ;
   • euphoniums : B♭ clef de sol, ut (C) clef de fa ;
   • trombones : ut (C) clef de fa, B♭ clef de sol, ut (C) clef d’ut 4, B♭ clef de fa ;
   • tubas (basses) : E♭, B♭, ut (C).
     Nota : il arrive que la partition de tuba en ut comprenne deux voix, alors elle vient en premier.

Les notations en si♭ (B♭) clef de fa ne nous servent à rien. Attention cependant à ne pas jeter quand la partition est recto-verso et que l’un des côtés est à conserver.

Les partitions surnuméraires restent après les originaux de leurs voix respectives, sauf s’il y a des photocopies conservées. Les éventuelles photocopies conservées (et ainsi les partitions surnuméraires) sont à séparer complètement des originaux, cependant elles doivent être rangées dans le même ordre. Le tas de copies vient avant le tas d’originaux, avant même le conducteur.

Exemple d’ordre de classement quand le conducteur n’en fournit pas
Pour deux flûtes, saxophone et trombone, grand orchestre symphonique et chœur

Voici un exemple d’ordre, mais surtout quelques traductions de noms d’instruments courants.

Marquage

Toutes les partitions originales à conserver sont idéalement marquées avec un élément de couleur et au tampon encreur pour le numéro de partition dans le système. Comme ce sont les mêmes règles qui s’appliquent pour ces deux états, il peut être intéressant d’appliquer l’un puis l’autre permettant au second de ne marquer que ceux marqués par le premier passage.

On marque ainsi au maximum deux partitions pour une même voix/transposition. Certains instruments comme le piccolo ou les clarinettes mi♭ (E♭), n’ont quasiment jamais deux originaux fournis, on n’en marquera évidemment qu’une. Pour des instruments plus courants comme la flûte, il peut y avoir plusieurs copies fournies dans le jeu d’origine, on n’en marquera donc maximum deux d’entre elles. Pour les instruments transpositeurs comme le cor, l’euphonium ou le trombonne, il peut y avoir des partitions en fa (F) ou en mi♭ (E♭), en ut (C) clef de fa ou en si♭ (B♭) clef de sol, ou encore en ut (C) clef de fa, ut (C) clef d’ut 4, si♭ (B♭) clef de sol : on colore alors au maximum deux de chaque voix et chaque transposition pour le même instrument.

• Si la partition comporte des transpositions recto-verso (instruments si♭ (B♭) clef de sol d’un côté et ut (C) clef de fa de l’autre par exemple), on marque les deux côtés.
• Si la partition est sur plusieurs feuilles séparées, on marque chacune de ces feuilles.

Numérisé

Par souci de gain de place et dans l’optique de passer à des commandes de matériel au format électronique, les pièces qui ressortent des archives devraient être numérisées. Voir les instructions de numérisation

Tamponné

Avant tout marquage au tampon encreur, vérifier scrupuleusement que vous allez mettre le bon numéro. Contrôler non seulement le titre, mais aussi les compositeurs, arrangeurs et l’éditeur.

Toutes les partitions originales à conserver sont idéalement marquées au tampon encreur du numéro qui peur a été attribué, permettant de regrouper et retrouver les partitions rapidement et d’identifier les feuilles volantes sur lesquelles le titre ne figureraient pas. Le marquage du numéro se fait en haut à droite du titre de la partition. Pour la jaquette de la partition de direction, à un endroit où cela restera visible.

La partition de direction doit être en plus tamponnée du sceau de la société.

Coloré

Toutes les partitions originales à conserver sont idéalement marquées avec un élément de couleur (trait de marqueur fluo, gommette unie – mais pas de simple post-it qui n’adhère pas sur toute sa surface et est donc plus susceptible de tomber) L’utilité ce ce marquage est simplement pour les départager des copies que nous faisons en noir et blanc.
Le marquage de couleur se fait sur le nom de l’instrument (évidemment pas pour les marquages qui masqueraient l’information), en général en haut à gauche de la partition.

Emplacements

Il y a plusieurs emplacements possibles pour les partitions, certains impliquent des états particuliers, d’autres n’ont pas besoin d’états particuliers.

Dans un carton d’archives
Vérifié tamponné coloré, vérifié tamponné non coloré, vérifié non tamponné coloré

Le lieu de prédilection des partitions au repos. Pour y être déplacé, il faut au moins que la partition ait été marquée comme vérifiée et donc les éventuels manques saisis.
Les partitions qui s’y trouvent sont soit dans une fourre plastique suffisamment grande, soit cerclées par un ruban de papier. Dans la fourre sur un papier, ou sur le ruban papier directement, doivent se trouver :

• le numéro d’archive de la partition ;
• la date de vérification ;
• la griffe de la personne qui a vérifié ;
• la liste des voix manquantes.

Pour le ruban papier, le numéro doit aussi être appliqué sur la tranche, lisible quand le titre de la partition est en haut, à gauche, et contre la personne.

Cette indication de vérification sera jetée quand la partition sera reprise.

Quelque part dans les archives
Toutes combinaisons d’états possibles

Ce lieu est pour les partitions qui font actuellement partie d’un programme. Que ce soient des partitions qui étaient auparavant archivées ou des jeux flambants neufs, les états ici ne sont pas importants : les nouvelles partitions ou celles en retour de prêt ne sont même pas encore (re-)vérifiées, celles ressorties des archives peuvent être tamponnées ou simplement marquées.

Les partitions des carnets de marche et de défilé ne sont pas nécessairement dans les tiroirs en face de la porte, mais aussi dans un bac d’archives en plastique à droite en entrant, sous les cartons d’archives.

En prêt à une autre société
Vérifié tamponné coloré, vérifié tamponné non coloré, vérifié non tamponné coloré

Pour prêter une partition à une société amie, il faut au moins que la partition soit complète et qu’on puisse s’en assurer aisément au retour, donc il faut au moins qu’elle ait été vérifiée et colorée.

Rendue à une autre société
Vérifié, les autres statuts selon les usages de la société qui a prêté

Là, c’est nous qui avons bénéficié d’un prêt. La partition figure donc dans notre catalogue uniquement pour des raisons d’historique des pièces jouées, mais peut-être qu’elle sera achetée ?
En général, on vérifie qu’il y ait tout quand on rend la pièce. Rien d’autre n’est effectué sans demande expresse de la société qui nous a prêté le jeu de partitions.

Perdue
Toutes combinaisons d’états possibles

Pour cet emplacement, les états importent peu, étant donné qu’on sait qu’on ne l’a et ne l’aura plus (cas de vieilles partitions parties en poussière et dont l’arrangement n’existe plus).

Ce n’est pas la même chose qu’un emplacement inconnu, qui lui n’est pas définitif.

Emplacement inconnu / à confirmer
Toutes combinaisons d’états possibles

L’emplacement le plus problématique, surtout si on a noté que la pièce était vérifiée ou/et colorée ou/et tamponnée. Cet état n’est pas définitif, il faudra à un moment décider ce qu’il en est réellement.

Version électronique
Toutes combinaisons d’états possibles

Ce n’est pas à proprement parler un emplacement, mais comme ce n’est pas l’un de ceux mentionnés ci-avant et qu’il est défini, il est listé comme tel. Avec l’idée de soit scanner les partitions reçues au format physique, soit opter pour des commandes au format électronique, l’évolution est prête. Les états ne sont pour l’instant pas nécessaires à cet emplacement, ils ne sont donc pas affichés.

Que faire avec des partitions qui…

… sont toutes nouvelles

A la réception, la pièce doit être au minimum entrée dans le système, ce qui attribue d’office un numéro unique à la pièce. Soit vous avez les accès et les connaissances pour le faire, soit vous transmettez à l’archiviste.

Avant toute saisie, vérifier scrupuleusement que la pièce ne figure pas déjà dans le catalogue. Contrôler non seulement le titre, mais aussi les compositeurs, arrangeurs et l’éditeur.

• Titre
• Compositeur(s)
• Arrangeur(s)
• Editeur
• Emplacement : Quelque part dans les archives

… ne sont plus jouées

Après un concert, ou la dernière exécution d’un programme, ou au changement d’un programme, l’état du jeu de partitions doit être mis à jour pour pouvoir au moins avoir le premier état Vérifié – voir la section Etats des partitions pour plus d’informations.

1. Si le temps n’a été pris que pour vérifier si elles étaient complètes et les éventuels manques relevés.
   • Le plus d’informations possible
   • Etat : Vérifié et manques
   • Emplacement : Quelque part dans les archives
2. Si le temps le permet, chaque partition originale est estampillée du numéro qui a été attribué à la pièce lors de sa réception (Tamponné). Les informations qui n’avaient pas été saisies lors de la réception sont complétées.
   Dans la foulée idéale, le marquage au tampon peut être accompagné du marquage de couleur (Coloré).
   Une fois que le statut Vérifié ainsi qu'un des autres (Tamponné ou Coloré) sont réunis, la partition peut être mise en carton.
   • Toutes les informations possibles
   • Etats : Vérifié tamponné coloré, vérifié tamponné non coloré, vérifié non tamponné coloré
   • Emplacement : Dans un carton d’archives

… partent en prêt à une autre société, ou sont rendues à une autre société

Les directeurs aiment bien pouvoir emprunter des partitions quelque part pour les jouer jouer autre part, et il faut dire que les comptes des sociétés s’en trouvent moins grêlés de frais.

• Etats : Vérifié tamponné coloré
• Emplacement : En prêt à une autre société ou Rendue à une autre société

… reviennent de prêt à une autre société

Sont automatiquement appliqués lors de retour de prêt :

• Etat : Non vérifié
• Emplacement : Quelque part dans les archives

Si en revanche le temps de tout vérifier est pris, comme les originaux sont censés être déjà marqués, on va juste relever les éventuels manques.

• Etat : Vérifié
• Emplacement : Dans un carton d’archives

Instructions de numérisation

La numérisation des partitions est tout programme, et ça prend du temps. Pour éviter des surprises lors de la réimpression, voici des réglages à appliquer pour optimiser les réimpressions et l’espace de stockage nécessaire.

Couleurs

Une numérisation en noir et blanc suffit amplement, pas besoin de nuances de gris qui posent problème quand le papier source est teinté.

Seuil de contraste

La valeur de 50 % suffit et permet d’avoir des noirs nets, mais surtout des jaunes qui sortent blancs.

Résolution

Pour l’instant, on utilise 300 dpi/ppp. Cela permet de bons détails pour les agrandissements si nécessaire, tout en conservant des fichiers suffisamment peu gourmands en espace de stockage.

Dimensions

A5, A4 ou A3 uniquement. Pour les partitions reçues au format C-B3, on numérisera chaque page au format A4 (ou en A3 puis scindera les pages), tandis que les formats carnet de marche seront numérisés en A5 pour faciliter les agrandissements et l’impression à taille réelle

Nommage des fichiers

Les fichiers n’ont en eux-mêmes pas besoin d’être nommées d’une certaine manière. Lors de la préparation, deux extrêmes s’offrent à l’utilisateur :

1. soit les fichiers sont simplement numérotés par page, et on a conservé le fichier numérisé avec toutes les pages. On peut ainsi renseigner les informations reprises de ce dernier en se basant sur le numéro de page ;
2. soit les fichiers sont nommés de manière très rigoureuse et les informations peuvent être reprises du nom.

Nommage rigoureux

Le nommage rigoureux des fichiers comporte les éléments suivants, exclusivement dans cet ordre, mais sans être sensible à la casse. Certains éléments sont facultatifs s’ils n’ont pas de raison d’être présents ou s’il n'y a pas de confusion possible.

1. Le nom complet avec l'éventuelle transposition, en français.
   • Les accents doivent être renseignés. Leur absence ne permettra pas l’identification de l’instrument.
   • On pourra conserver le nom simple pour l’instrument le plus courant : Clarinette pour la clarinette en si♭, Cor pour le cor en fa.
   • Avec la transposition s’il y en a plusieurs pour le même instrument, quand il s’agit de la même voix.
     Par exemple, afin d’éviter la confusion entre clarinette en mi♭ et en si♭, on notera Clarinette en mib, et pas seulement Clarinette, qu'on utilisera pour la plus courante clarinette en si♭.
     Attention évidemment à la différence entre clarinettes en si♭, en mi♭ et alto en mi♭, qui sont trois instruments physiquement différents.
   • Pour faciliter la saisie, on utilisera b au lieu de ♭ pour le bémol.
   • Le mot en pour la transposition peut être omis, ex. : Clarinette mib.
2. Le numéro de voix.
   • Peut être omis s’il n’y a qu’une unique voix pour l’instrument.
   • Mettre 0 pour les voix qui sont des solistes de registre relatif à l’effectif.
   • En cas de plusieurs voix sur la même partition :
     • si celle-ci est la seule, ne rien mettre (ex. : tuba en ut) ;
     • sinon, mettre le plus petit numéro (ex. : cor en fa 1 et 3, mettre 1 ; cor en fa 2 et 4, mettre 2 ; trompette 2 et 3, mettre 2).
3. L’éventuelle indication de soliste de la pièce, par la mention soliste en toutes lettres.
4. L’éventuelle indication de clef, en toutes lettres et entre parenthèses. Les deux orthographes sont reconnues.

Quelques exemples sont fournis ci-après.

• Trompette en mib 1 soliste
• Trompette en mib 2 soliste
• Clarinette 1
• Clarinette 2 — même s’il y a la voix 3 aussi sur la partition
• Saxophone alto 2
• Trompette 1
• Cor 1 — est souvent doublé par le cor 3
• Cor 2 — est souvent doublé par le cor 4
• Euphonium (clef de sol)
• Euphonium (clef de fa)
• Euphonium en sib (clef de fa) — seule manière de dissocier ut et si♭ clef de fa
• Trombone 1 (clef de fa)
• Trombone 1 (clef de sol)
• Trombone 1 (clef d'ut)
• Trombone en sib 1 (clef de fa) — similaire à l’euphonium, seule manière de dissocier ut et si♭ clef de fa
• Tuba (clef de fa) — même s’il y a deux voix sur la partitions
• Tuba en mi♭ (clef de sol)
• Tuba en mi♭ (clef de fa)
• Tuba en si♭ (clef de sol)
• Tuba en si♭ (clef de fa)